Das PRO:CLAIM®-Konzept
Das PRO:CLAIM®-Konzept steuert Claims-Verhandlungen nicht über Härte oder Intuition, sondern über Phasenlogik, Informationsklarheit, Anspruchsprüfung, Bewertungsmethodik und kontrollierte Einigung.
Warum Claims-Verhandlungen eine eigene Methode brauchen
Claims-Verhandlungen unterscheiden sich grundlegend von klassischen Einkaufs-, Verkaufs- oder Preisverhandlungen. Die Parteien verhandeln nicht über einen möglichen neuen Vertrag, sondern über die kommerziellen Folgen eines bereits bestehenden Vertragsverhältnisses. Das Projekt läuft weiter, Leistungen müssen erbracht werden und die Zusammenarbeit bleibt trotz Konflikt erforderlich.
Gerade deshalb greifen allgemeine Verhandlungsmethoden oft zu kurz. Bei Claims geht es nicht nur um Positionen und Zugeständnisse, sondern um Anspruchsgrundlagen, Beweise, Kausalität, Bewertungsmethoden sowie Auswirkungen auf Kosten und Termine. Jede Aussage kann die weitere Projektabwicklung, das wirtschaftliche Ergebnis und die Beziehung zum Vertragspartner beeinflussen.
Hinzu kommt ein hoher Einigungsdruck. Bleibt eine Forderung ungelöst, drohen Eskalationen, Verzögerungen, Liquiditätsbelastungen oder langwierige Streitverfahren. Gleichzeitig kann eine zu harte Verhandlungsführung die Kooperation im laufenden Projekt beschädigen und neue Konflikte erzeugen.
Claims-Verhandlungen benötigen deshalb eine eigene Methode: eine Struktur, die Fakten klärt, Anspruch und Bewertung sauber trennt, Widerstände reduziert und die Parteien Schritt für Schritt in Richtung einer tragfähigen Einigung führt. Genau hier setzt das PRO®-Konzept an.
Die Grundlogik des PRO:CLAIM®-Konzepts
Das PRO®-Konzept trennt Claims-Verhandlungen in sachlogische, aufeinander aufbauende Schritte. Dadurch wird verhindert, dass Themen vermischt werden, Parteien zu früh über Geld streiten oder die Verhandlung in ungeordnete Eskalation gerät.
Zunächst werden die relevanten Fakten geklärt und ein gemeinsamer Informationsstand hergestellt. Erst danach wird geprüft, ob dem Grunde nach ein Anspruch besteht. Anschließend wird festgelegt, nach welcher Methode Kosten, Termine oder sonstige Auswirkungen bewertet werden sollen.
Auf dieser Grundlage können sich die Parteien schrittweise annähern, offene Positionen reduzieren und tragfähige Lösungsoptionen entwickeln. Erst wenn diese sachliche Klärung ausgeschöpft ist, werden echte Konzessionen verhandelt.
Am Ende steht eine sauber dokumentierte Einigung, die nachvollziehbar, belastbar und für die weitere Projektabwicklung umsetzbar ist. So wird aus einer konfliktbelasteten Forderung ein strukturierter Verhandlungsprozess.
1. Fallanalyse und Claim-Strategie
Im Mittelpunkt der Seminare zum PRO:CLAIM®-Konzept steht nicht die fachliche Erstellung eines Claims, sondern die Frage, wie eine vorbereitete Forderung in der Verhandlung überzeugend vertreten, strategisch gesteuert und zu einem tragfähigen Ergebnis geführt wird.
Denn je größer und komplexer eine Forderung ist, desto entscheidender wird die Verhandlung. Eine sauber aufbereitete Anspruchsgrundlage ist die Voraussetzung – aber sie garantiert noch keine Durchsetzung. Forderungen müssen gegenüber dem Vertragspartner verständlich präsentiert, Widerstände antizipiert, Einwände behandelt und in einem strukturierten Verhandlungsprozess zum Ergebnis geführt werden. Gleiches gilt für die Abwehr fremder Claims: Wer unberechtigte Forderungen professionell zurückweisen will, benötigt neben fachlicher Prüfung auch eine klare Verhandlungsstrategie.
Komplexe Claims entstehen selten aus einem einzelnen Ereignis. Meist wirken mehrere Störungen, Entscheidungen, Verzögerungen und Verantwortlichkeiten zusammen. Deshalb benötigen größere Forderungen eine strukturierte Fallanalyse.
Die Fallanalyse ordnet Ereignisse, Verantwortlichkeiten, Beweise und wirtschaftliche Auswirkungen in einer nachvollziehbaren Struktur. Sie klärt, welche Forderung beweisbar, wirtschaftlich sinnvoll und verhandlungstaktisch tragfähig ist. Im Mittelpunkt steht die Frage: Welche Forderung ist beweisbar, wirtschaftlich sinnvoll und verhandlungstaktisch durchsetzbar?
Behandelt werden unter anderem:
- Analyse der Ausgangslage
- Fallanalyse
- Ermittlung von Anspruchsgrundlage und Bewertungsgrundlage
- Claim-Impact-Analyse
- Zieldefinition und strategische Zielkonflikte
- Vorbereitung interner Entscheidungen
- Abstimmung mit Projektleitung und Management
2. Verhandlungsstrategie und Verhandlungstechnik
Claims werden nicht allein durch gute Dokumente entschieden. Sie müssen verhandelt werden. Dafür benötigen die Beteiligten ein Verständnis für Verhandlungsmacht, Interessen, Motive, Widerstände und mögliche taktische Manöver der Gegenseite.
In diesem Modul lernen die Teilnehmer, wie sie eine Claims-Verhandlung vorbereiten, ein Verhandlungsteam aufstellen, Rollen definieren, Argumente platzieren und schwierige Gesprächssituationen steuern. Dabei wird besonderer Wert auf eine professionelle Balance gelegt: klare wirtschaftliche Interessen vertreten, ohne die Kooperation im laufenden Projekt unnötig zu beschädigen.
Behandelt werden unter anderem:
- Vorbereitung der Verhandlung
- Rollen im Verhandlungsteam
- Verhandlungsmacht und Informationssteuerung
- Umgang mit Einwänden und Gegenforderungen
- Fragetechnik und Gesprächsführung
- Abwehr von Manipulation und unfairen Methoden
- Konfliktmanagement in belasteten Verhandlungssituatione
3. Verhandlungsstart und Informationsabgleich
Eine Claims-Verhandlung beginnt nicht erst mit dem ersten Argument am Verhandlungstisch. Bereits der Vorlauf prägt den weiteren Verlauf: Anreise, Raum, Sitzordnung, Begrüßung, erste Atmosphäre und die innere Haltung der Beteiligten beeinflussen, ob die Parteien offen, konzentriert und lösungsorientiert in die Verhandlung starten.
Besonders wichtig ist die mentale Vorbereitung. Wer sich auf eine Verhandlung vorbereitet, entwickelt Erwartungen, spielt mögliche Szenarien durch und bewertet Chancen, Risiken sowie denkbare Reaktionen der Gegenseite. Diese Vorbereitung ist notwendig, kann aber auch zu Vorannahmen führen. Wer innerlich bereits entschieden hat, wie die andere Seite reagieren wird, läuft Gefahr, zu viel vorauszusetzen, falsche Schlüsse zu ziehen oder den Verhandlungspartner gedanklich zu überholen.
Ein professioneller Verhandlungsstart schafft deshalb zunächst innere und äußere Klarheit. Er sorgt dafür, dass die eigene Position überzeugend vertreten werden kann, ohne die Gesprächssituation durch Misstrauen, Unsicherheit oder vorschnelle Bewertungen zu belasten. Die Verhandlung beginnt damit nicht im Streit um Positionen, sondern mit der bewussten Herstellung einer sachlichen Gesprächsbasis.
Der anschließende Informationsabgleich ist der erste methodische Schritt, um die Verhandlung belastbar zu machen. Gerade bei größeren Claims treffen häufig unterschiedliche Erwartungen, Interpretationen, Gerüchte, Halbwissen und strategisch gefärbte Informationen aufeinander. Deshalb muss vor der Diskussion über Anspruch, Bewertung oder Lösung geklärt werden, ob beide Seiten tatsächlich über denselben Sachverhalt sprechen.
Ziel dieser Phase ist es, Vermutungen durch Wissen zu ersetzen. Missverständnisse, Übersetzungsfehler, unterschiedliche Definitionen und abweichende Annahmen werden frühzeitig sichtbar gemacht. Erst wenn beide Parteien dieselben Fakten, Begriffe und Zusammenhänge vor Augen haben, kann die weitere Verhandlung strukturiert, sachlich und zielgerichtet geführt werden.
4. Anspruchsgrundlage und Bewertungsgrundlage
Nach dem Informationsabgleich beginnt die eigentliche inhaltliche Verhandlung. Zunächst steht die Anspruchsgrundlage im Mittelpunkt: Besteht dem Grunde nach ein Anspruch auf Kompensation von Kosten, Terminen oder sonstigen vertraglichen Auswirkungen?
In dieser Phase geht es noch nicht um die konkrete Höhe der Forderung, sondern um die grundsätzliche Anerkennung, dass ein relevanter Anspruch bestehen kann. Der Claim-Ersteller muss nachvollziehbar darlegen, aus welchem Ereignis, welcher Vertragsregelung oder welcher Pflichtverletzung sich der Anspruch ergibt. Gelingt es, diese Grundlage gemeinsam festzuhalten, entsteht ein wichtiger Eckpfeiler für die weitere Verhandlung.
Darauf aufbauend folgt die Bewertungsgrundlage. Jetzt wird geklärt, nach welcher Methode und auf Basis welcher Daten der Anspruch bewertet werden soll. Gerade bei hohen Forderungen ist dieser Zwischenschritt entscheidend: Statt sofort über eine große Endsumme zu streiten, wird zunächst der Bewertungsweg strukturiert und nachvollziehbar vereinbart.
Dadurch lassen sich Widerstände reduzieren, Diskussionen versachlichen und die Verhandlung weiter eingrenzen. Wer Anspruchsgrundlage und Bewertungsgrundlage sauber trennt, schafft Klarheit: Erst wird geklärt, ob ein Anspruch besteht – danach, wie dieser Anspruch fair und belastbar bewertet wird.
5. Konvergenzphase und Konzessionsphase
In der Konvergenzphase werden die bisherigen Verhandlungsergebnisse konsolidiert. Die Parteien ziehen ein erstes Resümee, prüfen ihre Standpunkte und identifizieren Positionen, bei denen bereits Annäherung möglich ist. Dadurch entsteht ein wichtiger Haltepunkt im Verhandlungsprozess: Offene Themen werden geordnet, schwache oder nicht belastbare Positionen können bereinigt und erste Teilbereiche unter Vorbehalt einer Gesamteinigung vereinbart werden.
Der Vorteil dieser Phase liegt in der Reduktion von Komplexität. Wenn unstrittige oder eindeutig lösbare Punkte aus der Gesamtdiskussion herausgenommen werden, konzentriert sich die weitere Verhandlung auf die tatsächlich kritischen Themen. Gleichzeitig entsteht Bewegung zwischen den Parteien, ohne dass sofort über die endgültige Gesamtlösung entschieden werden muss.
Kann trotz dieser Annäherung noch keine Einigung erzielt werden, folgt die Konzessionsphase. Jetzt geht es nicht mehr nur um die Klärung einzelner Positionen, sondern um echte Zugeständnisse und häufig um eine pauschale Gesamtlösung. Diese Phase erfordert besondere verhandlungstaktische Disziplin, weil Druck aufgebaut werden kann, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten.
Im PRO®-Konzept wird deshalb bewusst zwischen Annäherung und Konzession unterschieden. Ziel ist es, eine faire Einigung möglichst früh über sachliche Klärung und strukturierte Annäherung zu erreichen. Erst wenn dies nicht gelingt, werden Zugeständnisse gezielt, kontrolliert und strategisch eingesetzt.
6. Die Einigungsphase
In jeder erfolgreichen Verhandlung kommt der Moment, in dem eine Einigung greifbar wird. Beide Seiten erkennen, dass eine tragfähige Lösung möglich ist und sich der Verhandlungsprozess dem Abschluss nähert.
Gerade in dieser Phase ist besondere Sorgfalt erforderlich. Wer zu schnell auf den Abschluss drängt, kann Unsicherheit erzeugen und den bereits vorhandenen Einigungswillen wieder gefährden. Eine professionelle Verhandlungsführung achtet deshalb darauf, die Schlussphase kontrolliert, ruhig und nachvollziehbar zu gestalten.
Im PRO:CLAIM®-Konzept wird die Einigung nicht als spontaner Abschluss verstanden, sondern als bewusst gesteuerter letzter Schritt: Ergebnisse werden präzise zusammengeführt, offene Punkte geklärt und die Vereinbarung so formuliert, dass sie von den Parteien als fair, belastbar und umsetzbar akzeptiert wird.
Das PRO:CLAIM®-Konzept als strukturierter Verhandlungsrahmen
Das PRO:CLAIM®-Konzept macht Claims-Verhandlungen steuerbar, indem es die Diskussion in nachvollziehbare Phasen zerlegt. So entsteht ein methodischer Rahmen, der Faktenklärung, Anspruchsprüfung, Bewertung, Annäherung und Einigung voneinander trennt und dadurch sachliche Verhandlung auch in komplexen Konflikten ermöglicht.