08 Risiken und Chancen bei der Verfolgung von Projektkosten

Bei der Frage, in welcher Detailtiefe eine Kostenerfassung erfolgen soll, ist der folgende Effekt zu berücksichtigen: In jedem Projekt existieren Einsparungen und Mehrkosten. Eine zu grobe Erfassung von Kostenelementen erschwert das Erkennen von Änderungen, Fehlern oder Störungen.

Für ein Kraftwerksprojekt werden die Ölversorgung, die Hilfssysteme und die Dampferzeugung in unterschiedlichen Fachabteilungen geplant. Um den Einkaufsvorteil bei einer größeren Bestellmenge auszunutzen, werden alle Drucktransmitter für alle Teilprojekte gemeinsam beschafft. In diesem Beispiel fallen für die Fachabteilung für die Ölversorgung jedoch deutlich mehr Kosten an, als im Budget vorgesehen war. Da die anderen Fachabteilungen jedoch Einsparungen aufzeigen, wird für das Gesamtprojekt eine Einsparung diagnostiziert.

Hierbei handelt es sich um einen gefährlichen Effekt, da die tatsächlichen Kosten für das Teilprojekt Ölversorgung, nicht mit den geplanten Kosten übereinstimmen. Wen in der Zukunft bei einem anderen Auftrag nur dieses Teilprojekt angeboten wird, so entspricht der Preis nicht den Erfordernissen. Dieser Effekt findet tatsächlich statt und hat dann gravierende Konsequenzen, weil durch diesen Fehler ein meist konkurrenzlos günstiges Angebot vorliegt, dass dann gerne angenommen wird.

Ein zweiter Punkt sollte ebenfalls Berücksichtigung finden. Die Mehrung im Bereich der Ölversorgung kann auch durch Änderungswünsche des Bestellers verursacht worden sein. Wenn also nur die Gesamtkosten betrachtet werden, lässt sich diese Mehrung nicht erkennen. Der Auftragnehmer vergoldet also die Anlage, da er mehr leistet, als der Besteller bezahlt hat. Stattdessen wird die Chance vertan, eine Change Order für die Mehrleistung einzufordern.

Ein ähnlicher Effekt, wie der, auf der vorherigen Folie lässt sich immer wieder finden, wenn das Controlling nicht sauber die Einsparungen dokumentiert.

Kosten für eine Leistung werden anhand der typischen Erfahrungswerte von vergleichbaren Projekten im Angebot kalkuliert. In diesem Beispiel wurde in einem Projekt durch eine optimale Gestaltung der Arbeitsabläufe eine hohe Einsparung erreicht. Gleichzeitig traten Fehler und Störungen auf, die aber unter dem Wert der Einsparung liegen. Diese Fehler und Störungen führen zu einem Verlust, der den Gewinn schmälert.

Es ist häufig zu beobachten, dass diese Verluste ignoriert werden, wenn in Summe immer noch ein gutes Ergebnis erzielt wird. Tatsächlich sollte das Ziel darin bestehen, die Ursache dieser Verluste in Zukunft zu vermeiden. Man muss davon ausgehen, dass es der Konkurrenz irgendwann gelingen wird und die eigenen Preise dann nicht mehr marktfähig sind.

Das ignorieren der Verluste führt also dazu, dass zum einen höhere Preise durchgesetzt werden müssen und zum anderen weniger Profit übrig bleibt.