07 - Berücksichtigung von Änderungen und Störungen bei der Vertragsgestaltung

Im Rahmen einer Vertragsabwicklung kommt es immer wieder zu Änderungen und Störungen. Im Ergebnis erhöhen sich die Kosten, was sowohl den Besteller, als auch den Auftragnehmer treffen kann. In solchen Fällen stellt sich dann die Frage, wie diese zusätzlichen Aufwendungen bewertet werden können. Wenn es sich um eine geplante Änderung handelt, die also vor der Änderung vereinbart werden kann, funktioniert dies gewöhnlich nach dem System Angebot und Annahme. 

Daneben gibt es jedoch Änderungen und Störungen, deren Auswirkungen nicht so ohne weiteres bewertet werden können. Wie lässt sich z.B. ein Verzug des Auftragnehmers bewerten? Der Besteller kann nicht zum geplanten Zeitpunkt mit der Herstellung der Produkte beginnen, seine Mitarbeiter sind in dieser Zeit nicht produktiv tätig, andere Auftragnehmer stellen Ansprüche wegen Verzug und der geplante Gewinn aus dem Verkauf der Produkte erfolgt ebenfalls später. Ein Schaden aus einem Verzug kann enorme Ausmaße annehmen. Gleichzeitig obliegt dem Geschädigten aber die Nachweispflicht. Dieser Aufwand, jeden einzelnen Schaden auf den Verzug des einen Auftragnehmers zurückzuführen, bietet neben dem Aufwand auch viel Streitpotential. Daher wird in vielen Verträgen ein pauschalierter Schadensersatz vereinbart, der zwei Funktionen besitzt: Er begrenzt die Haftung des Auftragnehmers und reduziert den Aufwand des Bestellers, die tatsächlichen Kosten und Kausalketten beweisen zu müssen.

 Wenn dagegen der Besteller den Auftragnehmer behindert, so dass es bei diesem zu einem Verzug kommt, gibt es regelmäßig keine pauschalierte Regelung. Der Auftragnehmer ist gefordert, sowohl seinen Schaden, als auch die Schuld des Bestellers nachzuweisen. An dieser Stelle stößt er allerdings auf mehrere Probleme. Wenn die Herleitung des Verschuldens noch einigermaßen möglich ist, wird der Nachweis des entstandenen Schadens um so schwieriger. Nehmen wir die Personalkosten, die bei einem Verzug grundsätzlich betroffen sind: Schadensersatz bedeutet Kostenersatz. Die Kosten der Mitarbeiter müssen also ohne Profit und Gemeinkosten nachgewiesen werden. Daraus resultiert aber, dass die Auftragskalkulation des Auftragnehmers plötzlich transparent wird. Ein weiteres Problem resultiert aus dem behaupteten zusätzlichen Aufwand. Der Auftragnehmer ist gefordert zu zeigen, wie viele Mitarbeiter an dem Arbeitspaket geplant waren, wie viele Mitarbeiter aus Gründen, die der Besteller zu vertreten hat, nicht produktiv arbeiten konnten und warum diese Mitarbeiter nicht an anderer Stelle eingesetzt werden konnten. Wenn man diese Hürden überwunden hat, wird man regelmäßig mit dem Vorwurf konfrontiert, dass die entsprechende Ressourcenplanung angezweifelt wird. Man hätte zu wenige Mitarbeiter geplant und die nun aktuell benötigten Mitarbeiter wären auch ohne die Störung erforderlich gewesen. Wer auch diese Hürde überwindet, steht dann vor der Frage, mit welchen Stundensätzen die einzelnen betroffen Mitarbeiter bewertet werden. 

Management bedeutet Wissen und Erfahrung, welches dann in vorausschauende Strategien umgesetzt wird. Im Vertragsmanagement bedeutet dies, dass die Risiken aus den vorgenannten Unwägbarkeiten einer Änderung oder Störung bereits im Rahmen der Angebotserstellung und der Vertragsverhandlung berücksichtigt werden. Bewährt hat sich ein Verfahren, bei dem bereits im Vertrag die Kosten für Änderungen bei abgrenzbaren Positionen vereinbart werden, die berühmten Optionen. Es ist vor allem bei größeren Projekten empfehlenswert, Personaleinsatzpläne für unterschiedliche Teilgebiete in den Vertrag aufzunehmen. Auch Preise für unterschiedliche Qualifikationen aufgeführt werden. Preise dienen dann als Grundlage für geplante Änderungen. Schadensersatz wird allerdings auf Basis von Kosten bewertet, so dass die Vereinbarung eines festen Prozentsatzes für Profit sinnvoll ist. https://contract-tools.de/

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