03 - Das kaufmännische Bestätigungsschreiben

Wozu dient das kaufmännische Bestätigungsschreiben?

Es gibt nur wenige Projekte ohne eine Änderung. Also ist eine Änderung des Vertrages erforderlich. Grundsätzlich schaut man zunächst in den Vertrag um zu sehen, wie solch eine Änderung wirksam vereinbart werden kann. Doch daneben hat der Gesetzgeber noch einen anderen Weg zugelassen, das kaufmännische Bestätigungsschreiben.

Dies kommt allerdings öfter zum Einsatz als mancher denkt. Denken Sie doch einmal an eine typische Situation in einem Projekt, bei der  z.B. im Rahmen einer mündlichen Besprechung ein bestimmtes Vorgehen vereinbart wird. Üblich ist dieses Vorgehen regelmäßig, wenn die eingereichten Planungsunterlagen einer Prüfung durch den Besteller unterzogen werden. In den anschließenden Diskussionen einigen sich die Parteien dann auf die endgültige Umsetzung. Diese Besprechung lässt sich formal als mündliche Vertragsverhandlung verstehen.

Sofern kein Besprechungsbericht erstellt wurde, sind die Vereinbarungen nicht dokumentiert und können später zu Streit über deren Gültigkeit führen.  In diesen Fällen ist es wichtig, dass eine Bestätigung der vereinbarten Regelungen schriftlich an die Gegenseite versendet wird, in der klar dokumentiert wird, dass der Vertrag geändert wird und wie die Änderungen vereinbart wurden. Dies bezieht sich sowohl auf Änderungen, als auch auf Festlegungen und/oder Interpretationen.

Ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben liegt vor, wenn das Schreiben auf einen vorher (vermeintlich) geschlossenen Vertrag Bezug nimmt. Dies gilt also insbesondere, wenn diese Verhandlung nur mündlich erfolgt ist.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist eine Ausnahme vom Grundsatz, dass Schweigen im Rechtsverkehr grundsätzlich keine Bedeutung hat. Es besteht keine Rechtspflicht zum Antworten. Bei einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben, ergibt sich eine Pflicht zur Äußerung aus § 242 BGB. Die Gegenseite muss der vermeintlichen Einigung widersprechen. Ein Vertrag oder auch eine Änderung ist also trotz Schweigens des Verhandlungspartners geschlossen worden.

Zu beachten ist, dass Regelungen in einem Vertrag ein anderes Vorgehen verbindlich regeln können. In diesen Fällen hat die vertragliche Regelung unter Umständen Vorrang, so dass eine Änderung über ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben nur bedingt wirksam ist.  Insbesondere wenn der Vertrag auf einem anderen Rechtssystem begründet ist, ist unbedingte Vorsicht geboten. Zumeist werden derartig strikte Regelung durch den Besteller gefordert, um Änderungen und Mehrkosten zu vermeiden. Wenn derartige Ausschlüsse im Vertrag existieren, sind diese meist auch mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Die einzige Lösung besteht dann darin, dass die Parteien einen vereinfachten Prozess für definierte Änderungen als NAchtrag zum Vertrag vereinbaren.

Achtung: Bei Common Law, also dem anglo-amerikanischen Recht gibt es kein kaufmännisches Bestätigungsschreiben! § 2-201 UCC schreibt z.B. das Schriftformerfordernis bei allen Warengeschäften vor. Dies hat zur Folge, dass sich ein Kaufmann nie alleine auf eine mündliche Vereinbarung verlassen darf. Schweigen kann nicht als Zustimmung gewertet werden, so dass für den Fall, dass keine gegenseitige Erfüllung vorliegt, auch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben nicht weiterhilft.