02 - Auftragsbestätigung

Was ist bei der Auftragsbestätigung zu berücksichtigen?

Alle größeren Unternehmen bestellen auch nach umfangreichen Verhandlungen mit Auftragnehmern und Lieferanten Leistungen über eine eigene Bestellung mit der Aufforderung, den Inhalt dieser Bestellung mittels einer Auftragsbestätigung zu bestätigen. Allerdings ist es sehr oft der Fall, dass der Text in der Bestellungen die Ergebnisse der Verhandlungen nicht vollständig wiedergibt. Folgende typischen Abweichungen lassen sich regelmäßig finden, ohne dass der Besteller besonders darauf hinweist:

• Zusätzliche oder geänderte Inhalte in den kommerziellen Bedingungen
• Referenzen zu Anlagen, die bisher nicht angesprochen wurden.
• Ungenügende Referenz  zu Vertragsdokumenten (email vom 15.03.)
• Fehler- oder lückenhafte Zusammenfassung der Vereinbarung.
• Falsche Preise oder Termine.
• Geänderte Lieferbedingungen.
• Usw.

Wie soll man nun mit diesen Abweichungen umgehen? Hier ist nun absolute Vorsicht geboten. In dem Moment indem der Auftragnehmer diese Bestellung ohne einen Kommentar unterschrieben zurückschickt, ist ein gültiger Vertrag zustande gekommen, indem der Auftragnehmer die Änderungen akzeptiert hat.

Ein aufmerksamer Auftragnehmer wird natürlich diese Abweichungen erkennen und die Auftragsbestätigung entsprechend anpassen, bevor er sie unterschreibt. Doch was ist nun passiert? Die Änderungen in der Auftragsbestätigung sind nichts anderes als ein Gegenangebot an den Besteller. Um einen definierten Vertragsschluss zu erreichen, sollte der Käufer in derartigen Fällen, diese geänderte Auftragsbestätigung wiederum bestätigen. Ein Vertrag kommt zustande, wenn eine Partei ein Angebot unterbreitet, das die andere Partei ohne Kommentare oder Änderungswünsche akzeptiert. Vielfach stellt sich das Problem in derartigen Situationen, dass der genaue Termin, wann ein Vertrag zustande gekommen ist, nur durch Interpretation zu ermitteln ist, so dass auch die weiteren Termine des Vertrages, die von diesem Termin abhängen, zunächst nicht eindeutig definiert sind.

Es wird empfohlen, dieses theoretische Ping-Pong Spiel immer wieder zu wiederholen, so dass der Verweis auf die eigenen AGBs möglichst immer den letzten Stand darstellen. Im anglo-amerikanischen Rechtssystem ist dies ein anerkanntes Vorgehen, derjenige, der zuletzt seien AGB s zugrunde gelegt hat, dessen AGBs gelten. Im deutschen Rechtssystem ist dies allerdings nicht immer der Fall, so dass ein Richter zu einer anderen Entscheidung kommen kann.

Betrachten wir die Änderungen in einer Bestellung auch unter der Frage, ob zu unterschiedlichen Zeiten vielleicht doch  ein verbindlicher Vertrag zustande gekommen ist? Zunächst haben die Parteien meist das Angebot verhandelt und sind dabei handelseinig geworden. Sofern Sie zu diesem Zeitpunkt das Einigungsprotokoll unterschreiben, wäre ein gültiger Vertrag zustande gekommen.

Die Bestellung des Käufers und die Aufforderung eine Auftragsbestätigung zurückzusenden ist jedoch das Signal, dass noch kein Vertrag zustande gekommen ist.

Sofern allerdings die Voraussetzung der Auftragsbestätigung nicht in dem Protokoll der Vertragsverhandlung aufgenommen wurde, handelt es sich bereits nach der Vergabeverhandlung um einen rechtskräftigen Vertrag. Dies ist auch tatsächlich oftmals gewollt, so dass die anschließende Bestellung lediglich die Inhalte der Vereinbarung bestätigen soll. Dieser Umstand ist wichtig, wenn in einer Bestellung Abweichungen gegenüber dem Wortlaut der Vertragsverhandlung existieren. In diesen Fällen stellt sich die Frage, ob es sich um ein Gegenangebot des Käufers handelt, oder um den Wunsch den geschlossenen Vertrag zu ändern.

Wenn die Rückäußerung des Empfängers des Vertragsangebots als Annahme gedacht ist, aber Ergänzungen, Einschränkungen oder sonstige Änderungen aufweist, die in dem Vertragsangebot so nicht enthalten sind, kann weder von einem Vertragsabschluss noch von einer Ablehnung der Offerte ausgegangen werden.

Anders als § 150 Abs. 2 BGB differenziert das UN-Kaufrecht vielmehr danach, ob die in der Annahmeerklärung enthaltenen Modifikationen den Inhalt des Angebots wesentlich ändern oder nicht, vgl. Art. 19 CISG.